ייעוץ ופיתוח ארגוני
כתיבת נהלים - נוהל שעובדים לפיו, לא נוהל שמגישים למבדק
כמעט בכל ארגון שאני נכנס אליו יש קלסר נהלים. ברוב המקרים הוא נכתב פעם אחת, הוגש למבדק, ומאז לא נפתח. עובד חדש שרוצה לדעת איך עושים משהו שואל את מי שיושב לידו, לא את הנוהל.
נוהל טוב נמדד במבחן אחד: האם עובד שלא היה בהדרכה יכול לבצע לפיו את התהליך. כל השאר - מספור, טבלת שינויים, חתימות - הוא עטיפה.
ההבחנה שחוסכת הכי הרבה עבודה
נוהל אינו תהליך. התהליך הוא מה שקורה בפועל; הנוהל הוא ההסכמה הכתובה על איך הוא אמור לקרות. ארגונים רבים כותבים נהלים בלי למפות קודם את התהליך, ואז מקבלים מסמך שמתאר ארגון דמיוני.
הסדר הנכון: למפות מה קורה היום, להחליט מה צריך להשתנות, ורק אז לכתוב. הכתיבה היא השלב הקצר מבין השלושה.
מה כולל השירות
- מיפוי התהליך בפועל מול בעלי התפקידים
- כתיבת נהלי עבודה לרשויות, לתאגידים ולארגונים פרטיים
- עדכון מערכי נהלים ישנים, כולל צמצום היקף וביטול נהלים מיותרים
- חיבור וקישור בין דרישות הדין והתקינה לתהליכי העבודה ולהגדרות התפקיד
- כתיבת הגדרות תפקיד בהתאמה לשינוי הנדרש ולדרישות רגולציה
- בניית מבנה נוהל אחיד ותבנית שהארגון ימשיך לעבוד לפיה
- הטמעה והדרכה, כך שהנוהל מגיע לידיים שצריכות אותו
מבנה נוהל שעובד
| סעיף | מה הוא עונה |
|---|---|
| מטרה | למה הנוהל קיים, במשפט אחד |
| תחולה | על מי ועל מה הוא חל, ומה מחוץ לו |
| הגדרות | רק מונחים שבאמת דורשים הגדרה |
| אחריות | מי עושה, מי מאשר, מי מפקח |
| שלבי התהליך | הליבה - מה קורה, לפי הסדר |
| תיעוד ורשומות | מה נשמר, איפה, ולכמה זמן |
| מסמכים קשורים | קישור ולא שכפול |
אורך אינו מדד לאיכות. נוהל של שני עמודים שמתאר תהליך נכון עדיף על נוהל של שנים-עשר שמתאר אותו בכלליות.
שאלות נפוצות
כמה נהלים ארגון צריך?
כמה שנדרשים לתהליכים המהותיים ולדרישות התקינה, ולא יותר. אחת העבודות הנפוצות שלי היא דווקא צמצום מערך קיים.
מי צריך לכתוב - אנחנו או אתה?
הכי טוב ביחד. אני מביא את המבנה ואת השאלות; בעלי התפקידים מביאים את התהליך. נוהל שנכתב לגמרי מבחוץ לא מוטמע.
באיזו תדירות צריך לעדכן?
כשהתהליך משתנה, לא לפי לוח שנה. סקירה תקופתית שמסתיימת ב"אין שינוי" עדיפה על עדכון מלאכותי.
שלחו שניים או שלושה נהלים
אם יש לכם מערך נהלים ישן, מהם אפשר להבין מה היקף העבודה האמיתי.